Dlaczego specjaliści boją się webcastów?

Piotr Maczuga, 01 Grudzień 10

Odkąd zacząłem interesować się webastami spotykam ludzi o dwojakim stosunku do sprawy – jedni oddają się zjawisku z pełnym zaangażowaniem i już od pierwszych chwil próbują swoich sił, inni boją się tematu, uważając webcast za nieprzydatny dodatek do Internetu lub chwilową modę. Paradoksalnie, to właśnie tej drugiej grupie webcast bardzo przydałby się do pracy czy nauki. Czego więc się boją?

 Wyjaśnię już na wstępie, że pisząc o „specjalistach” mam na myśli wszystkie te osoby, które wykonują profesjonalnie swoje czynności zawodowe, a ich profesja w pewnym przynajmniej stopniu opiera się o kontakt z drugim człowiekiem: klientem, uczniem, partnerem biznesowym. Nie mam na myśli jedynie trenerów biznesu, ale również konsultantów, sprzedawców, telemarketerów, specjalistów robiących badania rynku itd.

Zjawisko webcastingu obrosło w kilka mitów, które powodują nieporozumienia, a w rezultacie strach. Oczywiście strach przed nieznanym jest charakterystycznym uczuciem, które towarzyszy człowiekowi przy każdej zmianie – zawodowej czy osobistej, ale (szczególnie na polu zawodowym) nie należy mu się poddawać. Jednak żeby pokonać obawy musimy najpierw wiedzieć czego się boimy. Oto kilka kwestii dotyczących webcastingu:

Nie zastąpi prawdziwego spotkania. Sprzedawcy mówią czasem: „spotkanie on-line nie zastąpi prawdziwego spotkania z klientem”. Pytam zatem: „A rozmowa telefoniczna zastąpi? A używa Pan/Pani telefonu do kontaktu z klientami?”. Oczywiście, że używa, bo to tani i skuteczny sposób, aby porozumieć się z dużą liczbą klientów praktycznie w każdym miejscu i czasie. Przecież telefon daje dużo mniejsze możliwości komunikacyjne, niż pierwsza lepsza aplikacja webcast (przy czym zgadzam się, że z telefonu możemy korzystać w dużo większej ilości miejsc i okoliczności, a webcast wymaga połączenia z Internetem i dostępu do komputera).

Oczywiście, że webcast nie jest prawdziwym spotkaniem twarzą w twarz, ale przy odpowiednim wykorzystaniu dostępnych narzędzi daje pewną namiastkę takiego spotkania. Mamy możliwość rozmowy, zobaczenia siebie za pośrednictwem kamery, wymiany dokumentów, wspólnego przeglądania plików czy zasobów sieci WWW, pracy zespołowej.  Przy tym koszt podróży nie wiąże się z przejazdem z miasta A do miasta B, lecz ze zrobieniem kilku kroków w kierunku własnego biurka i włączeniem komputera. Realizując projekt „How to webcast” mieliśmy partnerów z Litwy, Czech i Wielkiej Brytanii. Gdyby nie regularne spotkania webcast nasza współpraca w ogóle nie byłaby możliwa.

Wyobraźcie sobie zatem, że delegujecie swojego sprzedawcę na spotkanie z klientem. Siedziba waszej firmy mieści się w Gdańsku, a klient jest z Warszawy. Najpierw 6 godzin w pociągu, następnie dwugodzinne spotkanie i kolejne 6 godzin w podróży powrotnej. W alternatywie macie posadzić  tegoż sprzedawcę przed komputerem na półtorej godziny.

Nie każdą sprawę da się załatwić przed ekranem monitora (np. ciężko mi sobie wyobrazić, że negocjujemy w ten sposób ważny kontrakt), jednak często bywa tak, że po jednym czy dwóch kluczowych spotkaniach następuje cała seria spotkań roboczych, których koszt i czasochłonność naświetliłem w poprzednim akapicie.

Trudna obsługa aplikacji. Dla wielu osób programy do prowadzenia spotkań on-line nie przypominają żadnej z dotychczas znanych im aplikacji. W pierwszym odruchu może się więc wydawać, że są trudne w obsłudze czy konfiguracji. W rzeczywistości również twórcy tych aplikacji zwracają uwagę na ich użyteczność i przyjazność w stosunku do użytkownika. W większości przypadków wystarczy jedynie krótki trening i sami możemy stać się trenerami webcast. Oczywiście w pełni nauczymy się korzystać z aplikacji dopiero po kilku czy kilkunastu dłuższych próbach, ale śmiem twierdzić, że opanowanie pierwszego lepszego programu do spotkań on-line zajmuje mniej czasu i wymaga mniejszej wiedzy, niż dobre opanowania choćby pakietu Office, a przecież edytor tekstów czy arkusz kalkulacyjny w obecnych czasach nie powinien być dla nas niczym nowym.

Instalacja oprogramowania. Większość aplikacji webcast nie wymaga instalacji żadnego dodatkowego oprogramowania, dlatego nie musimy obawiać się, że nasi klienci czy uczniowie będą zmuszeni wykonywać jakiekolwiek dodatkowe czynności. Ma to przewagę choćby nad popularnymi komunikatorami internetowymi, że w przypadku webcastu uczestnik zaproszony na spotkanie nie musi niczego ściąga, instalować, zakładać konta w serwisie, zapamiętywać hasło czy login.

Dostęp do aplikacji odbywa się przez okno przeglądarki (nie ma w zasadzie znaczenia czy jest to IE, Firefox, Opera, Chrome czy jeszcze inna). W  większości wypadków nie ma też znaczenia system operacyjny. Uczestnik spotkania dostaje link na który klika i całe spotkanie odbywa się w oknie przeglądarki. Wymagane jest posiadania standardowych (i darmowych) składników systemowych, jak Flash czy Java. To jednak nie jest problemem, bo każdy sprawny komputer ma te elementy zainstalowane.

Problemy techniczne. Zdarzają się – a jakże. Jednak bardzo sporadycznie i – choć nie robiłem badań, to wydaje mi się, że częściej zdarzają się przerwane rozmowy telefoniczne („Przepraszam, dzwoniłem przed chwilą, ale coś nas rozłączyło…”), niż awarie oprogramowania webcast.

Oczywiście, tutaj również najważniejsze jest doświadczenie, bo z reguły jeśli coś zawodzi to nie jest to aplikacja, ale człowiek ją obsługujący. Podstawowa wiedza o tym jak podłączyć mikrofon czy kamerę każdy powinien posiadać i pogłębiać ją wraz z doświadczeniem.

Wysokie koszty. Ceny aplikacji sięgają górnej granicy ok. 200 PLN miesięcznie. Dolna granica to… 0 PLN. Tak, tak – istnieją (i ciągle powstają) darmowe programy do webcastów lub takie, które posiadają darmową wersję w ograniczonym zakresie. Oczywiście, najlepsze programy są płatne, ale najczęściej do spotkań on-line nie potrzebne są bardzo rozbudowane aplikacje. Jeśli zaś zdecydujemy się na zakup opcji komercyjnej to warto pamiętać, że w każdej chwili możemy zrezygnować, nie ponosząc dodatkowych kosztów.

W dokonaniu wyboru pomoże fakt, że większość programów posiada ograniczoną czasowo wersję testową, a co za tym idzie, możemy zupełnie za darmo sprawdzić nawet najdroższe opcje.

Kto mnie tego nauczy? Jeśli nie zależy Ci na czasie, to nauczysz się sam. Jeśli nie chcesz wyważać otwartych drzwi to zapraszam częściej na mój blog. W Polsce i zagranicą jest sporo specjalistów  w tej dziedzinie. Warto śledzić ich blogi, bo to spora dawka wiedzy zupełnie za darmo. No i warto ćwiczyć!

Webcast… to nienaturalne. Jasne, że to nienaturalne! Podobnie jak mówienia do kawałka plastiku z wystającą antenką, siedzenie 8 godzin dziennie przed komputerem czy spożywania wysokoprzetworzonej żywności. To jednak nie przeszkadza nam odkrywać nowe możliwości przed ludźmi i wykorzystywać te wynalazki dla własnego rozwoju.